AMESLA - Guide RDV en ligne

Module AMESLA de prise de RDV en ligne

Table des matières

A. Paramétrage de la prise de RDV en ligne et du module

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B. Réservation en ligne activée/désactivée C. Gestion sur l'agenda des RDV pris en ligne

D. Étapes de parcours de réservation

E. Annulation/confirmation d’un RDV par un patient

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A. Paramétrage de la prise de RDV en ligne et du module

a. Page de configuration de chaque acte réservable en ligne : ● Ajoutez une Durée . Un acte sans durée ne s'affiche pas sur le module. ● Sélectionnez un ou plusieurs matériels pour les actes nécessitant l'utilisation de matériels. ● Associez une ou plusieurs salles à chaque acte si une gestion de salles est réalisée. ● Eventuellement : o Ajoutez un prix pour les soins dont le prix doit être affiché. Si le prix est 0, lemot Gratuit s'affiche à la place du prix. o Renseignez une Désignation de soin qui remplacera le nom de l'acte sur lemodule. o Désactivez la possibilité de réservation de l'acte par les patients existants ou par les nouveaux patients. b. Profil de chaque utilisateur proposant des réservations en ligne : ● Activez le bouton Utilisateur réservable en ligne . ● Activez les actes réservables en ligne. ● Eventuellement : o Sélectionnez une Qualité qui sera associée au nom de l'utilisateur sur le module. La liste des qualités disponibles se crée dans Configuration> Administration. o Désactivez le bouton Nom de l'utilisateur affiché en ligne pour ne pas afficher le nom d'un utilisateur sur le module. La qualité devient obligatoire dans ce cas. Si ce bouton est activé et la qualité absente sur le profil, seul le nom de l'utilisateur s'affiche sur le module. o Changez le nom de l'utilisateur affiché sur le module. Ex : remplacer "Dr André Dupont" par "Expert injections". c. Créez ou activez des Permanences réservables en ligne pour chaque utilisateur proposant des réservations en ligne. d. Activez et configurez la prise de RDV en ligne dans C onfiguration>Rendez-vous>RDV en ligne . Période d'ouverture des réservations : il faut choisir une période fixe (6 mois maximum) ou glissante (183 jours maximum). Une période glissante se prolonge d'une journée chaque jour passé. La durée de la période d'ouverture demeure ainsi toujours la même au fil du temps. La prise de RDV en ligne se désactive automatiquement à la fin du dernier jour d'une période fixe. Avertissement Plus la période d'ouverture est longue, moins l'affichage des créneaux sur le module est rapide. Suppression des créneaux encore disponibles avant un RDV : un délai minimum de prise de RDV doit être défini. Par exemple, si le délai configuré est d'une heure, tous les créneaux encore disponibles entre 9h et 10h disparaissent du calendrier à 9h. Cela évite les prises de RDV de dernière minute. Si le délai "0" est défini, la réservation est possible jusqu'au début de chaque RDV disponible.

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Délai d'annulation de rendez-vous impossible avant un RDV : un délai minimum avant un RDV pendant lequel l'annulation de ce RDV n'est plus autorisée doit être défini. Au début du délai, le lien d'annulation dans les messages RDV envoyés au patient devient inactif et le pictogramme d'annulation disparait du RDV concerné dans les espaces patients. Si le délai "0" est défini, l'annulation est possible jusqu'au début de chaque RDV. Nombre maximum de RDV en ligne que peut prendre un patient : il est possible de limiter le nombre de RDV qu'un patient peut prendre par jour et/ou par semaine. Envoi d'un code de confirmation : les boutons Par SMS et Par email peuvent être tous les deux désactivés. Dans ce cas, le bouton Envoyer le code de confirmation devient Confirmer le rendez-vous sur le module. La confirmation de RDV se fait alors sans code. Menu choix catégories de soins : le bouton est inactivable si aucune catégorie n'existe et se désactive automatiquement si toutes les catégories existantes sont supprimées. Actes réservables que par téléphone : si ce bouton est activé, il est affiché Réservation par téléphone pour certains actes (voir section D.c). Couleur du module : la couleur du module peut être adaptée aux couleurs du site internet sur lequel il a été intégré. Ne pas utiliser le blanc ou une couleur trop claire. Consignes optionnelles 1 et 2 : le texte des consignes se rédige ici. La consigne 1 s'affiche sur le module au début du parcours de réservation. La consigne 2 s'affiche sur la page de confirmation de RDV du module. Sur option, elle s'affiche également dans les emails de confirmation/rappel RDV et sous les réservations en cours dans les espaces patients. Pour réduire l'espacement entre les lignes de texte, faire Majuscules ( Shift ) + Entrée pour passer à la ligne. Si un lien internet est ajouté dans une consigne, sélectionnez l'ouverture de ce lien dans une nouvelle fenêtre au lieu de la fenêtre active. e. Eventuellement, ajoutez la variable Consigne2 dans les modèles d'email de confirmation/rappel RDV et sur l'espace en ligne des patients.. f. Si ce n'est déjà fait, ajoutez votre numéro de téléphone dans Configuration> Administration . Celui-ci s'affiche dans les messages d'avertissement sur le module. Sur son téléphone, le patient peut cliquer sur le numéro pour appeler le centre. g. Le système vérifie la disponibilité des matériels avant d'afficher un créneau. Si un matériel a été oublié lors d'un ajout manuel de RDV sur un agenda, le créneau avec ce matériel reste disponible en ligne. Il est donc recommandé de rendre obligatoire la saisie des matériels lors des ajouts de RDV avec matériel sur un agenda en activant l'affichage de l' Agenda matériels . Cela se fait dans Configuration>Rendez-vous>Agenda .

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B. Réservation en ligne activée/désactivée Le pictogramme en haut d'écran indique que la prise de RDV en ligne est activée. Un clic sur le pictogramme ouvre la page de configuration des RDV en ligne. Le pictogramme est barré dans les cas suivants : ● La prise de RDV en ligne est désactivée dans la configuration des RDV en ligne ● Le dernier jour de la période d'ouverture fixe est passé ● Aucun praticien ou opérateur n'est réservable en ligne ● Aucun praticien ou opérateur réservable en ligne n'a d'acte réservable en ligne sur son profil ● Aucun praticien ou opérateur réservable en ligne n'a de permanence réservable en ligne pendant la période d'ouverture ● L'option payante "RDV en ligne" est désactivée Un message explicatif rouge est alors affiché sur la page de configuration des RDV en ligne, sauf dans le cas où l'option payante "RDV en ligne" est désactivée. Dans les 4 premiers cas de désactivation ci-dessus, le message suivant s'affiche sur le module.

Remarque Si aucun praticien ou opérateur n'a de permanence réservable en ligne, le message d'indisponibilité s'affiche après la sélection du praticien ou de l'opérateur. C. Gestion sur l'agenda des RDV pris en ligne Les RDV pris en ligne s'affichent automatiquement sur l' Agenda utilisateurs et sur l' Agenda matériels . Ils s'affichent également sur l’ Agenda salles si une salle est associée au RDV. Si Agenda salles est affiché sur le menu de gauche, un RDV pris en ligne ne peut être déplacé sur les agendas que si une salle lui est associée. L'arrivée des nouveaux RDV pris en ligne, ainsi que les annulations/confirmations de ces RDV par les patients, sont notifiées en haut d'écran.

Un clic sur le pictogramme bleu affiche la liste de ces RDV. Un clic sur un RDV ouvre une fenêtre de modification RDV. Une croix rouge permet de supprimer un RDV de la liste affichée. La notification d’un RDV disparait automatiquement à l'heure du RDV ou si le RDV est supprimé de l’agenda.

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Le pictogramme est affiché en haut des cellules et des fenêtres des RDV pris en ligne. Le survol du pictogramme d’une cellule RDV indique la date de prise de RDV par le patient. Le pictogramme s'affiche sur la cellule des RDV annulés par le patient. Les couleurs Titre/Fond de la cellule d'un RDV pris en ligne reprennent les couleurs Praticien/Acte configurées dans Configuration>Rendez-vous>Agenda . Si la couleur du Titre ou du Fond est configurée sur la couleur de la salle, les couleurs affichées pour un RDV sans salle sont respectivement noires ou grises. Cas du patient jamais venu prenant un premier RDV en ligne : ● Un pictogramme N (Nouveau) s'affiche sur la cellule du RDV. ● Le patient est automatiquement ajouté à la Liste des patients . Si le patient est par erreur supprimé de la liste, un clic sur sur la fenêtre de son RDV permet de le rajouter facilement. Les informations renseignées par le patient s'affichent sur la fenêtre d'ajout. Un patient qui n'est pas enregistré dans la Liste des patients ne reçoit pas les rappels RDV et son RDV n’est ni modifiable, ni déplaçable sur les agendas. ● Sur son dossier, l'origine du patient est RDV en ligne AMESLA . Remarque Le dossier d'un nouveau patient ajouté automatiquement demeure dans le logiciel si son RDV est annulé ou supprimé. Il peut être manuellement supprimé. Les créneaux des rendez-vous annulés dans les délais ou annulés à la dernière minute redeviennent disponibles en ligne. Le surbooking en ligne n'est pas possible, sauf si un ou plusieurs praticiens fictifs réservables en ligne sont créés. D. Étapes de parcours de réservation Le parcours de prise de RDV du patient comprend plusieurs étapes selon la configuration choisie par l'administrateur du logiciel. Une consigne 1 peut être affichée sur le module après le clic sur le bouton de prise de RDV. Une consigne 2 peut être affichée sur la fenêtre de confirmation du RDV. Le numéro de téléphone affiché dans les messages d'avertissement est celui enregistré dans Configuration>Administration .

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a. Choix Nouveau patient/Patient existant Si la réservation en ligne n'est pas autorisée pour les nouveaux patients, le message ci-dessous s'affiche :

b. Choix de la catégorie de soins (menu optionnel) Ce menu est absent si : ● Le bouton Menu choix catégorie de soins est désactivé dans la configuration des RDV en ligne. ● Aucune catégorie d'actes n’est configurée. ● Il n'existe qu'une seule catégorie contenant des actes réservables en ligne. ● Aucun acte réservable en ligne n'est associé à une catégorie. ● Aucun acte réservable en ligne n'a de durée configurée. ● Aucun des actes associés à une catégorie n'est configuré en ligne chez au moins un praticien. Les actes sans catégorie s'affichent dans la catégorie Autres soins . c. Choix du soin Seuls les actes possédant une durée s'affichent dans ce menu. Si Actes réservables que par téléphone est activé dans la configuration, la mention Réservation par téléphone est affichée pour un acte dans les trois cas suivants : ● Aucun praticien ne pratique cet acte ● Aucun praticien pratiquant cet acte n'est réservable en ligne ● Cet acte n'est réservable en ligne chez aucun praticien le réalisant Un acte réservable uniquement par téléphone ne s'affiche pas si aucun autre acte de sa catégorie n'est réservable en ligne. Sur un téléphone, un clic sur Réservation par téléphone affiche le numéro du centre pour un éventuel appel. Sur option, certains actes peuvent être masqués soit aux patients existants, soit aux nouveaux patients. Le prix ou la durée des soins est affiché sur option.

Avertissement Le menu Choix du soin ne s'affiche pas si aucun acte n'a de durée associée.

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Si le menu du choix du praticien est absent et aucun praticien réservable en ligne n'a de permanence disponible en ligne pendant la période d'ouverture, le message ci-dessous s’affiche après la sélection du soin.

d. Choix du praticien (menu optionnel) Le menu praticien peut être affiché quel que soit le patient, uniquement pour les patients déjà venus ou uniquement pour les nouveaux patients. Le choix se fait dans la configuration des RDV en ligne. Seuls s'affichent les praticiens ou opérateurs réservables en ligne ayant l'acte sélectionné réservable en ligne sur leur profil utilisateur. "Dr" s'affiche devant le nom d’un praticien si Docteur est indiqué comme Civilité sur son profil. Si la civilité est autre que Docteur , rien ne s'affiche devant le nom. Selon la configuration, le nom du praticien/opérateur peut s’afficher seul ou associé à une qualité. L’affichage de la seule qualité d’un praticien/opérateur est aussi possible. L'affichage 1er praticien disponible est optionnel. Le système affiche le calendrier du praticien qui a le premier créneau libre pour le soin choisi. Si plusieurs praticiens sont disponibles sur ce créneau, le calendrier d’un praticien est choisi de manière aléatoire. Si le menu du choix du praticien est absent, l'affichage d'un calendrier de praticien se fait selon les mêmes modalités que pour 1er praticien disponible . Si plusieurs praticiens/opérateurs ont leur nom masqué et la même qualité, une seule ligne "qualité" s'affiche sur le module. Au clic sur la “qualité”, un calendrier s'affiche intégrant tous les créneaux libres des praticiens réalisant l'acte sélectionné. Si plusieurs praticiens sont disponibles sur un même créneau horaire, le choix d'un praticien se fait de manière aléatoire. Si le praticien/opérateur sélectionné, le 1er praticien disponible (dans le cas où aucun praticien/opérateur n'a de disponibilité en ligne) ou la “qualité” sélectionnée (regroupant tous les praticiens/opérateurs sans nom affiché possédant la qualité) n'a de permanence disponible en ligne pendant la période d'ouverture, le message ci-dessous s’affiche :

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e. Choix de la date et de l'heure du RDV A l'affichage du calendrier, le premier jour présentant des disponibilités est de couleur bleue et les jours suivants avec disponibilités sont gris. Le jour gris sélectionné devient bleu et les créneaux horaires disponibles de ce jour s'affichent.

Les créneaux horaires affichés s'établissent selon la durée configurée pour l'acte sélectionné. Disponibilités salles et matériels :

● S'il n'y a qu'une seule salle disponible pour l'acte sélectionné au moment de la prise de RDV, cette salle est automatiquement attribuée au RDV. Si plusieurs salles sont disponibles, aucune salle n'est attribuée au RDV et la salle doit être attribuée manuellement. Si aucune des salles associée à l'acte n'est disponible, aucune salle n'est attribuée au RDV et les seules salles attribuables sont les salles déjà attribuées à des RDV . ● S'il n'y a qu'un seul matériel disponible pour l'acte sélectionné au moment de la prise de RDV, ce matériel est automatiquement attribué au RDV. Si le soin sélectionné est un acte avec matériel, seuls s'affichent les créneaux pour lesquels au moins un matériel associé à l’acte est encore disponible. Si plusieurs matériels sont disponibles sur un même créneau, un de ces matériels est associé au RDV de manière aléatoire.

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f. Renseignement des informations du patient La civilité, le nom, le prénom, l'adresse email et le numéro de téléphone mobile sont obligatoires pour une prise de RDV. Un nouveau patient doit, en outre, saisir sa date de naissance.

Si l'adresse email ET le numéro de téléphone renseignés par le patient sont enregistrés dans la fiche Identité de plusieurs patients, une fenêtre de choix de patient s'affiche.

, Ce cas peut arriver lorsque les doublons de numéro de téléphone mobile et d'adresse email sont autorisés dans le logiciel AMESLA . Le message ci-dessous s'affiche si un patient déjà venu renseigne : ● Un numéro de téléphone mobile ou une adresse email non enregistrée. ● Un numéro ET une adresse enregistrés mais non associés sur une même fiche Identité .

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Un nouveau patient se prétendant "déjà patient" ne peut donc prendre RDV car son numéro de téléphone ou son adresse email ne sera pas retrouvée. Le message ci-dessous s'affiche si un nouveau patient saisit un numéro de téléphone OU une adresse email déjà enregistrée :

Si la prise de RDV n'est pas autorisée pour les patients blacklistés, le message suivant s'affiche pour ces patients :

Tout créneau sélectionné non encore confirmé reste disponible. Si un patient tarde ainsi à finaliser sa prise de RDV, le créneau peut être choisi par un autre patient entre-temps. Dans ce cas, le message ci-dessous s'affiche après validation du créneau. Le patient a alors la possibilité de rechercher un nouveau créneau. Les informations personnelles qu'il avait saisies sont conservées sur la fenêtre de réservation.

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Si un patient dépasse le nombre de RDV qu'il est autorisé à prendre par jour ou par semaine, le message ci-dessous s'affiche.

g. Saisie d'un code de confirmation (optionnel) L'envoi d'un code de confirmation par SMS ou par email est optionnel. Le code permet de vérifier d'une part que le numéro de téléphone mobile ou l'adresse email d'un nouveau patient est bien réel, et d'autre part que le patient déjà venu est bien celui qu'il prétend être.

Il n'y a aucune contrainte de temps entre le choix d'un créneau et la demande d'envoi d'un code de confirmation. En revanche, après réception du code de confirmation, le patient ne dispose que de 15 minutes pour confirmer son RDV. Le message ci-dessous s'affiche s'il tarde trop.

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h. Confirmation du RDV L'affichage de la fenêtre ci-dessous confirme que la prise de RDV s'est bien déroulée.

Le texte affiché sur fond bleu est celui de la Consigne2 optionnelle. Ce texte peut être inséré dans les emails de confirmation ou rappel RDV. Un email de confirmation RDV est automatiquement envoyé au patient après chaque validation de RDV en ligne, même si la confirmation de RDV par email est désactivée sur la fiche Identité du patient déjà venu.

Remarque Aucune confirmation de RDV pris en ligne n’est faite par SMS.

Les rappels des RDV pris en ligne se font par email ou SMS selon les mêmes modalités que pour un RDV ajouté manuellement sur un agenda. E. Annulation/confirmation d’un RDV par un patient Un patient peut annuler un RDV pris en ligne en cliquant sur le lien d'annulation présent dans les emails et SMS de confirmation/rappel RDV qu'il a reçus. Aucun lien d'annulation n'est présent dans les emails ou SMS liés à des RDV ajoutés manuellement sur un agenda. Remarque Un patient qui possède un espace en ligne a la possibilité d'annuler/confirmer dans son espace les RDV pris en ligne, ainsi que ceux ajoutés manuellement sur un agenda.

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Au clic sur le lien d’annulation, le message ci-dessous s'affiche si l'heure du RDV est passée.

Si le lien est cliqué au cours de la période d'annulation non autorisée avant un RDV, un message indiquant que le RDV n'est plus annulable en ligne s'affiche.

Les annulations de RDV par le patient affichent le pictogramme Annulé dans les délais sur les agendas (d'un bleu plus clair) et dans la Liste des RDV du patient. Au survol, la date de l'annulation s'affiche. Les annulations de RDV par le patient sont indiquées dans les notifications RDV en ligne en haut d'écran. Une confirmation d'annulation de RDV est envoyée au patient par email ou SMS selon les préférences enregistrées sur sa fiche Identité . Le modèle d'email ou de SMS de confirmation d'annulation de RDV se configure dans Configuration>Messages (modèles) . Une page internet confirmant l'annulation s'ouvre aussi quand l'annulation est faite via le lien présent dans un message RDV.

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